Toute entreprise, y compris les auto-entrepreneurs, doit prendre en compte quelques règles et procédures pour émettre des factures à ses clients, car la facturation est un aspect important. Dans cet article, nous allons examiner les éléments clés de la facturation en auto-entrepreneur.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document comptable qui permet à l’entreprise de facturer des biens ou des services fournis à un client. Elle comprend des informations sur le produit ou la prestation fournie, le prix et les conditions de paiement. Pour être valide, une facture doit contenir des informations spécifiques, telles que :
- Le nom de l’auto-entrepreneur et son numéro SIRET
- Le nom et l’adresse du client
- La date de la facture
- Le numéro de la facture : attention, la numérotation doit suivre un ordre logique, sans trous. Toute facture annulée ou modifiée doit faire l’objet d’une facture complémentaire corrective si elle a déjà été émise au client
- La description détaillée des biens ou des services fournis
- Le prix unitaire hors taxes
- La quantité fournie : souvent, elle est exprimée en jours ou en heures dans le cas d’une prestation de service
- Le taux de TVA applicable : il doit être indiqué à 0 tant que vous n’êtes pas soumis au régime TVA
- Le montant total hors taxes
- Le montant de la TVA
- Le montant total toutes taxes comprises (TTC)
- Les mentions spécifiques au statut : si l’auto-entrepreneur n’est pas soumis au régime TVA, il doit le mentionner au bas de sa facture
Chaque prestation ou vente effectuée nécessite l’émission d’une facture que le client doit recevoir dès que possible. Lorsqu’une prestation est ponctuelle, il est nécessaire de l’envoyer le dernier jour de la prestation. Si la prestation est récurrente, il faut l’envoyer à la fin de chaque mois, accompagnée d’une justification du temps passé.
Comment émettre une facture en tant qu’auto-entrepreneur ?
En tant qu’auto-entrepreneur, vous pouvez émettre une facture manuellement ou utiliser un logiciel de facturation dédié. Les petites entreprises qui n’ont pas besoin de facturer fréquemment ont tendance à utiliser des factures manuelles. Il est cependant recommandé d’utiliser un logiciel de facturation pour automatiser le processus et gagner du temps.
D’autre part, un bon logiciel vous permettra de corriger facilement vos factures en cas d’erreur tout en restant conforme à la législation.
Lors de la création d’une facture, vous devez inclure les informations mentionnées précédemment. Il est également important de spécifier le taux de TVA applicable, qui varie en fonction de votre activité. Les auto-entrepreneurs ont généralement un taux de TVA réduit voir nul.
Une fois la facture émise, vous devez l’envoyer au client par courrier ou par e-mail. Si vous envoyez une facture par e-mail, assurez-vous d’utiliser une adresse professionnelle et de protéger le document avec un mot de passe pour garantir la sécurité des données. Vous pouvez y joindre vos coordonnées bancaires si nécessaire.
La correction des factures
Une erreur de facturation est vite arrivée et elle peut être de nature différente. Certaines vous obligent à émettre une nouvelle facture alors que d’autres, mineures, ne vous imposent pas de corriger. Parmi les erreurs courantes, on trouve :
- Un mauvais taux TVA indiqué
- Erreur dans le calcul du montant total
- Erreur dans la liste des prestations fournies
- Erreur dans vos coordonnées ou celles de votre client
- …
En fonction du cas et du statut de votre facture (envoyée ou payée), vous aurez à rééditer une nouvelle facture avec les références de l’ancienne et en indiquant correctement les montants. Il est possible que vous ayez à émettre un avoir à votre client dans le cas d’une erreur de montant en sa faveur.
Comment suivre les factures en tant qu’auto-entrepreneur ?
Il est important de suivre vos factures et de vous assurer que vos clients paient dans les délais impartis. En tant qu’auto-entrepreneur, l’idéal est d’utiliser un logiciel de facturation qui gérera la numérotation automatiquement et vous donnera une vue rapide sur les factures hors délais.
Assurez-vous de suivre les paiements de vos clients et de relancer ceux qui sont en retard. Si un client ne paie pas à temps, vous pouvez envoyer une mise en demeure ou engager une procédure de recouvrement de créances. N’ayez pas peur de relancer vos clients, la plupart ont l’habitude et réagissent rapidement.
En conclusion, la facturation est un aspect important de votre activité d’auto-entrepreneur. Il est important de comprendre les règles et les procédures pour émettre des factures conformes à vos clients. En utilisant un logiciel de facturation comme OLEKO, vous pouvez automatiser le processus et gagner du temps que vous pourrez dédier à votre activité.